Je ziet het dagelijks gebeuren bij organisaties met een grote buitendienst: alle medewerkers registreren dagelijks of wekelijks op papier hun gewerkte tijden. Zij leveren die urenbriefjes vervolgens fysiek in. Daarna typt iemand die urenstaten over in het tijdregistratiesysteem en belt achter ieder persoon aan die zijn urenstaat niet correct, niet volledig of überhaupt helemaal niet heeft ingevuld. Daarna vindt de fiattering van de uren plaats en worden de gegevens in de loon- en projectadministratie verwerkt. Al met al een erg omslachtig, maar noodzakelijk proces.
In het verleden hebben al veel organisaties gezocht naar de oplossing. Een fout die daarbij snel gemaakt wordt, is om slechts een gedeelte van dit proces te digitaliseren. Dit kan bijvoorbeeld door iedere buitendienstmedewerker één van de tientallen urenappjes te laten gebruiken die op de markt verkrijgbaar zijn. Daarmee hoeven zij hun uren in ieder geval niet meer op papier te schrijven en hoeven de uren daarna ook niet meer overgetypt te worden. Dat lijkt inderdaad op het eerste gezicht een hele verbetering.
Maar met alleen het laten gebruiken van een urenapp zijn de volgende cruciale stappen in het tijdregistratieproces echter nog steeds niet geoptimaliseerd:
• er is geen controle mogelijk met de werkelijke situatie
• het initiatief ligt nog steeds bij de medewerker, dus hij kan nog steeds vergeten zijn uren in te vullen
• de medewerker voert nog steeds in wat hij zelf wil (subjectieve registratie)
• geen volledige integratie met uw systeem
• geen integratie met uw voertuigvolgsysteem
• geen automatische registratie van op welke projecten de uren precies geregistreerd zijn
Als u dan toch uw tijdregistratieproces wilt verbeteren, waarom zou u dit dan niet meteen met de meest innovatieve oplossing op de markt doen? Uw medewerkers krijgen de Salvo-app geïnstalleerd op hun smartphone en hoeven hier niet meer naar om te kijken: de volledige tijdregistratie gebeurt namelijk volautomatisch op de achtergrond. In de overzichtelijke tijdlijn in de Salvo-app is aan het einde van de dag precies te zien hoe laat ze op de zaak waren, met welk voertuig ze wanneer naar welke klant zijn gereden, wie precies mee reden en wie de chauffeur was en hoe lang ze bij welke klant gewerkt hebben. Daar waar nodig kan iedere medewerker opmerkingen toevoegen en zelfs eigen tijdintervallen toevoegen.
Zo ontstaat zowel voor de buitendienstmedewerker zelf als voor u als eindverantwoordelijke een correct, volledig en objectief beeld van wat de betreffende buitendienstmedewerker die dag gedaan heeft. Die informatie wordt vervolgens automatisch gekoppeld aan uw bestaande systeem, waarna het proces verder blijft zoals het nu is. Geen twijfels of discussies meer, het is tenslotte de registratie van de realiteit.
Op deze manier heeft u écht het hele proces op innovatieve wijze geoptimaliseerd en bent u klaar voor toekomstige groei.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van automatische tijdregistratie voor uw bedrijf?
Maak dan hier een vrijblijvende afspraak:
Telefoonnummer: 085 800 22 22
Copyright Salvo 2024