Tijdens ons wekelijks MT vertelde ik mijn teamleden over de flinke besparing die we kunnen realiseren op onze tijdregistratie. Onze CEO Bjorn onderbreekt ons gesprek met een vraag.
“Wacht, voordat we vragen gaan stellen wil ik eerst weten wat dit geintje ons gaat kosten. Want de opdracht was kosten besparen. Niet kosten verhogen. Dus hoe zit dat Michel?”, vraagt hij aan mij.
“Ik begrijp je vraag Bjorn. Als we onze tijdregistratie gaan automatiseren dan besparen we elk jaar voor elke medewerker 1300 euro. In ons geval is dat voor de hele organisatie een besparing van 313.000 euro.”
Eén hele lange seconde was het stil. Toen barsten ze in lachen uit. Sommigen van het Management Team hadden alleen een smile op hun gezicht. Maar anderen moesten daadwerkelijk hardop lachen toen ik het bedrag noemde. Sjaak, onze ICT-verantwoordelijke, sceptisch als altijd, kon zich niet bedwingen.
“Hahaha! Really!? No way man. Nou ben ik toch eens benieuwd!”
Alle ogen waren op mij gericht. Ik begon met uitleggen.
“Ok, daar komt-ie. Tijd is geld. Dus als we tijd kunnen besparen, dan besparen we dus geld. En omdat het om een groot aantal buitendienstmedewerkers gaat, 235 in ons geval, tikt dat heel snel aan. Kijk maar eens naar deze berekening.”
INSERT SLIDE MET KOSTENBESPARINGSBEREKENING.
Insert toelichting op de slide
“OK, je hebt mijn aandacht, Michel. Maar hoeveel kost het dan? Hoeveel van deze besparing gaat op aan de kosten van deze automatisering?”
“Nou Bjorn deze besparing is NA aftrek van kosten.”
“Wauw”
“Ja, inderdaad. Maar jullie hadden nog een hoop vragen, toch?”
Bjorn vervolgt ons gesprek met licht enthousiasme.
“Ehhh, ja, ehhhmmm, ik zie hier wel de voordelen van in. Het is eigenlijk een soort geautomatiseerde prikklok op locatie volgens mij. Maar soms kan de werkelijkheid afwijken van wat er aan in- en uitrijtijden gemeten is. Hoe gaan we daar dan mee om?”
“Daar is over nagedacht. In feite zijn er drie niveaus van data. De app registreert de ‘harde data’. Dus wat er feitelijk is gebeurd. Zodra de medewerker het geofence-gebied uitrijdt, presenteert de app de gegevens van die dag. De medewerker kan die dan met één druk op de knop goedkeuren, of, indien nodig nuanceren met een opmerking. Zo’n nuancering is de zachte data en die kan bijvoorbeeld nodig zijn als hij langer pauze heeft gehouden, of een vrij lang privé telefoongesprek heeft gevoerd, of op project A achter z’n laptop heeft zitten werken aan project B.
Doordat de gegevens automatisch aan de medewerker gepresenteerd worden bespaart dit een hoop tijd. En in de meeste gevallen is een nuancering niet nodig. In elk geval worden zowel de harde als de zachte gegevens via de cloud geregistreerd en via de API ingeschoten in ons bestaande urenportaal. Daar kunnen de projectleiders dus de harde, feitelijke gegevens zien en de zachte, genuanceerde gegevens van de medewerker zelf.
Uiteindelijk bepalen zij welke van de twee in de administratie verwerkt wordt. Dat is dan de definitieve, gefiatteerde data. De data is 100% correct en altijd volledig.”
“Hmmm, interessant. Dus ze hebben een API-koppeling?”
“Ja, onze programmeur zei dat die volgens de standaard en goed te implementeren is. Alles van registratie tot administratieve verwerking gaat volautomatisch. Het fiatteren van de voorgestelde gegevens blijft natuurlijk door ons gebeuren.
En dat wordt makkelijker, omdat we dan niet alleen hoeven te vertrouwen op wat de medewerker heeft ingevuld. We hebben immers de keiharde data ook ter controle. We geven aan degene die fiatteert gewoon de te grote afwijkingen aan, zodat de fiattering in een vloek en een zucht gebeurd is.
“Dus een medewerker kan niet langer aangeven dat hij om 8 uur is begonnen als uit de harde data blijkt dat hij om 11 over 8 het terrein is opgereden.”
“Precies.”
“Ik zit al de hele tijd met een vraag in mijn hoofd, maar nu moet ik hem toch echt op tafel leggen: “Hoe zit het met de privacy van de medewerkers?”
“Goeie vraag Marcel. Voor de Ondernemingsraad is de privacy van de medewerkers natuurlijk een belangrijke zorg. Sowieso is alle data versleuteld en is de verwerking ervan volledig volgens de AVG-privacywet. Dus dat is alvast mooi.
Praktisch gezien werkt het zo dat, zodra de werkdag van de medewerkers voorbij is, ze de app in privé-modus kunnen zetten, zodat hun locatie niet meer geregistreerd wordt.
Als ze eerst nog hier op het bedrijf komen voordat ze naar huis gaan, kunnen ze ook bij het verlaten van het geofence dat rond het bedrijf staat de app uitschakelen. Want we kunnen zoveel geofences aanmaken als we willen.
Maar ik heb zo het vermoeden dat als je dit aan het personeel voorlegt, ze hier erg blij mee gaan zijn. Ze hoeven immers die formulieren niet meer zelf in te vullen. Het leven wordt voor hen echt een stuk makkelijker.
En die app is zo makkelijk te bedienen dat ze er niet eens voor ingeleerd moeten worden. Het is een kwestie van installeren en je bent up and running.”
Ondertussen was iedereen aan de grote vergadertafel rechtop gaan zitten. Met de pen in de hand waren ze druk bezig om aantekeningen te maken en vragen op papier te zetten. De radertjes draaiden op volle toeren. Klaar om gaten te schieten en vragen te stellen.
En Bjorn? Die zat relaxed achterover geleund in zijn stoel. Hij was al overtuigd. Nu de rest nog.