Salvo
Plan een gesprek
085 800 22 22Veelgestelde vragen

Wat moet een ondernemingsraad weten over urenregistratie met locatie?

Een ondernemingsraad heeft op grond van artikel 27, eerste lid, onder k en l van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) instemmingsrecht bij regelingen over persoonsgegevens en over voorzieningen die geschikt zijn om aanwezigheid van werknemers te volgen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens kan ook tijdregistratie daaronder vallen. De OR toetst wat een systeem vastlegt, wie de gegevens ziet en waarvoor de werkgever ze gebruikt. Salvo legt alleen aankomst en vertrek op een afgebakende werklocatie vast.

Welk recht heeft de ondernemingsraad bij urenregistratie met locatie?

De WOR geeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij een aantal voorgenomen besluiten van de ondernemer. Artikel 27, eerste lid, onder k gaat over een regeling voor het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens van werknemers. Onderdeel l gaat over regelingen voor voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers.

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt zo’n voorziening een personeelsvolgsysteem. Volgens de AP telt ook een systeem mee dat niet voor controle wordt gebruikt, maar daar wel geschikt voor is. Als voorbeelden noemt de AP onder meer tijdregistratie en gps-trackers in bedrijfswagens. Een registratie van aanwezigheid op een werklocatie met behulp van de telefoon van de medewerker zal een werkgever daarom in de regel aan de ondernemingsraad voorleggen.

Stemt de ondernemingsraad niet in, dan mag de werkgever de regeling volgens de AP in principe niet doorvoeren. De werkgever kan dan de kantonrechter om toestemming vragen (artikel 27, vierde lid, WOR). Daarnaast heeft de ondernemingsraad adviesrecht bij de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening (artikel 25, eerste lid, onder k, WOR). De OR kan het onderwerp ook zelf aan de orde stellen via het initiatiefrecht (artikel 23, derde lid, WOR).

Salvo gaat ervan uit dat bij organisaties met een ondernemingsraad het instemmingstraject aan de uitrol voorafgaat. Salvo geeft geen juridisch advies. Welke rechten in een concreet geval gelden, beoordelen de werkgever en de ondernemingsraad zelf, eventueel met hulp van een jurist of de functionaris gegevensbescherming.

Welke vragen stelt een ondernemingsraad over een registratiesysteem met locatie?

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft de ondernemingsraad vier toetsvragen mee bij een voorgestelde regeling. Is er sprake van een personeelsvolgsysteem? Is het nodig om een personeelsvolgsysteem te gebruiken? Worden de werknemers vooraf op de hoogte gesteld van de waarneming? Wordt de beoordeling van personeel uitsluitend gebaseerd op gegevens uit het systeem?

Bij Salvo liggen de antwoorden op die vragen deels bij het systeem en deels bij de werkgever.

  • Personeelsvolgsysteem. Salvo legt aanwezigheid van medewerkers op werklocaties vast. Een ondernemingsraad kan Salvo daarom als personeelsvolgsysteem behandelen.
  • Noodzaak. Of registratie van aanwezigheid nodig is, hangt af van het doel dat de werkgever beschrijft. Salvo kan die afweging niet voor de werkgever maken.
  • Informeren vooraf. De medewerker installeert de app op zijn toestel en ziet in de app zijn eigen registraties van de werkdag. Welke uitleg werknemers vooraf krijgen, regelt de werkgever.
  • Beoordeling. Salvo legt aankomst en vertrek op een werklocatie vast. Salvo legt niet vast wat iemand op de locatie doet. Of en hoe de werkgever de registraties gebruikt bij de beoordeling van personeel, hoort in de regeling.

Naast de vragen van de AP stelt een ondernemingsraad in de praktijk vaak vragen over de reikwijdte van de registratie. Wordt de route vastgelegd? Kan de werkgever zien waar iemand buiten werktijd is? Wie kan de gegevens inzien of wijzigen? Wat kan de medewerker zelf controleren? Hoe lang blijven gegevens bewaard? Salvo beantwoordt die vragen met een beschrijving van wat het systeem feitelijk vastlegt en wat niet. Bij Salvo blijven de nauwkeurige posities op het toestel, wordt geen route vastgelegd en ziet de medewerker zijn eigen dag.

Wat legt Salvo vast en wat legt Salvo niet vast?

Salvo legt aanwezigheid van buitendienstmedewerkers op een afgebakende werklocatie vast via geofencing. Rond elke werklocatie ligt een digitale grens. De klant stelt de werklocaties en hun grenzen in via een beheerportaal. Komt een medewerker binnen de grens, dan registreert de app de aankomst. Verlaat hij de grens, dan registreert de app het vertrek. De medewerker hoeft daarvoor niets in te drukken of op te schrijven.

Centraal slaat Salvo alleen de aankomst- en vertrekmomenten op: welke medewerker, welke werklocatie en welk tijdstip. De app gebruikt een grove locatiebepaling zolang het toestel niet in de buurt van een werklocatie is. Dichter bij een werklocatie schakelt de app over op een nauwkeuriger positiebepaling. Die nauwkeurige posities blijven op het toestel en gaan niet naar de server.

Salvo legt niet vast:

  • de route tussen werklocaties;
  • een locatiegeschiedenis buiten het toestel;
  • posities op plaatsen die geen werklocatie zijn;
  • wat de medewerker op de werklocatie doet.

Een werkgever kan met Salvo dus vaststellen dat een medewerker op een bepaald tijdstip op een werklocatie aankwam en wanneer hij vertrok. De werkgever kan met Salvo niet zien waar de medewerker tussendoor was of welke weg hij reed. Voor een ondernemingsraad is die afbakening relevant, omdat de reikwijdte van de registratie bepaalt hoe ingrijpend een systeem is voor de persoonlijke levenssfeer van werknemers.

Wanneer registreert Salvo en wat gebeurt er zonder telefoon?

Salvo kent twee manieren van registreren. De werkgever kiest welke manier geldt. In de doorlopende modus legt Salvo elk bezoek aan een werklocatie vast. In de werkdagmodus start de registratie pas als de medewerker in de app op Start werkdag drukt. De registratie stopt na Einde werkdag. Buiten de werkdag legt Salvo in die modus niets vast. Voor een ondernemingsraad is de keuze tussen beide modi een onderwerp dat in de regeling kan worden vastgelegd.

Salvo werkt met de telefoon van de medewerker. Zonder telefoon op de werklocatie, of met een lege accu, is er geen registratie van dat bezoek. Ontbrekende registraties kunnen in overleg worden aangevuld. Een aanvulling blijft herkenbaar als handmatige correctie, zodat later te zien is welke tijden het systeem heeft vastgelegd en welke later zijn toegevoegd.

Zonder mobiel bereik loopt de registratie door op het toestel. De app stuurt de gegevens door zodra er weer verbinding is.

Of medewerkers een zakelijk of een privétoestel gebruiken, bepaalt de werkgever. Salvo is beschikbaar voor iOS en Android. Een privétoestel wordt ook buiten het werk gebruikt; de werkgever neemt die keuze daarom mee in de afweging die hij aan de ondernemingsraad voorlegt.

Treedt een medewerker uit dienst, dan zet de beheerder hem uit in het beheerportaal. De app wordt dan gedeactiveerd en de registratie op het toestel stopt.

Wie kan de registraties van Salvo zien en wijzigen?

Salvo kent verschillende rollen in het beheerportaal. Een beheerder kan instellingen wijzigen en gegevens aanpassen. Een gebruiker heeft alleen leesrechten en kan niets aanpassen. Het beheerportaal biedt geen mogelijkheid om registraties in bulk in te lezen of te exporteren. Medewerkers van Salvo krijgen alleen toegang voor ondersteuning na toestemming van de klant. Welke personen binnen de organisatie een rol krijgen, bepaalt de werkgever.

De medewerker ziet zijn eigen registraties van de werkdag in de app. Hij controleert en accordeert die zelf. Klopt er iets niet, dan kan de medewerker de registratie corrigeren tot het moment waarop hij de werkdag definitief goedkeurt. Een ondernemingsraad kan in de regeling opnemen hoe medewerkers en werkgever omgaan met verschillen tussen registratie en werkelijkheid.

De uren komen via een koppeling in de eigen project- of bedrijfssoftware van de werkgever. De werkgever hoeft zijn bestaande software niet te vervangen. Voor de gegevens in die eigen software gelden de bewaartermijnen en toegangsregels van de werkgever zelf.

Hoe lang registraties bij Salvo bewaard blijven, legt de werkgever vast in de verwerkersovereenkomst met Salvo. Salvo is verwerker in de zin van de AVG. De werkgever is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. Voor een ondernemingsraad betekent die rolverdeling dat de werkgever het aanspreekpunt is voor vragen over het gebruik van de gegevens.

Wat legt de werkgever zelf vast in de regeling voor de ondernemingsraad?

Salvo levert het systeem. De keuzes over het gebruik maakt de werkgever. Een regeling die de werkgever aan de ondernemingsraad voorlegt, bevat daarom onderwerpen die Salvo niet kan invullen.

  • Doel. Waarvoor gebruikt de werkgever de registraties? Bijvoorbeeld voor de urenadministratie, de nacalculatie van projecten of de facturering aan opdrachtgevers.
  • Modus. Geldt de doorlopende modus of de werkdagmodus?
  • Toestel. Gebruiken medewerkers een zakelijk of een privétoestel?
  • Werklocaties. Welke locaties krijgen een geofence en hoe groot is de grens?
  • Toegang. Wie krijgt een beheerdersrol en wie een gebruikersrol?
  • Beoordeling. Mag de werkgever registraties gebruiken bij de beoordeling van personeel, en zo ja, onder welke voorwaarden?
  • Bewaren. Welke bewaartermijn geldt bij Salvo en welke in de eigen software van de werkgever?
  • Correcties. Hoe gaan medewerkers en leidinggevenden om met ontbrekende of onjuiste registraties?
  • DPIA. Heeft de werkgever een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd, en wat waren de uitkomsten?

Voor de DPIA levert Salvo een systeembeschrijving. De beoordeling zelf is de verantwoordelijkheid van de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke.

Salvo is zo gebouwd dat een ondernemingsraad er ja tegen kan zeggen. De registratie is beperkt tot aankomst en vertrek op werklocaties, de nauwkeurige posities blijven op het toestel en de medewerker ziet en corrigeert zijn eigen dag. Of een ondernemingsraad instemt, hangt af van de regeling die de werkgever voorlegt.

Veelgestelde vragen

Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij Salvo?

De WOR geeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij regelingen over persoonsgegevens en over voorzieningen die geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers (artikel 27, eerste lid, onder k en l). Salvo legt aanwezigheid op werklocaties vast. Een werkgever met een ondernemingsraad legt de regeling voor het gebruik van Salvo daarom in de regel ter instemming voor, voordat de uitrol begint.

Kan de werkgever met Salvo zien waar een medewerker de hele dag is?

Nee. Salvo slaat centraal alleen aankomst en vertrek op een afgebakende werklocatie op: welke medewerker, welke locatie en welk tijdstip. Salvo legt geen route vast en houdt geen locatiegeschiedenis bij buiten het toestel. De nauwkeurige positiebepaling blijft op het toestel. Waar een medewerker tussen twee werklocaties is, ziet de werkgever niet.

Kan een medewerker zijn eigen registraties controleren?

Ja. De medewerker ziet zijn eigen registraties van de werkdag in de app en controleert en accordeert die zelf. Klopt er iets niet, dan kan hij de registratie corrigeren tot het moment waarop hij de werkdag definitief goedkeurt. Ontbrekende registraties kunnen in overleg worden aangevuld en blijven herkenbaar als handmatige correctie.

Hoe lang bewaart Salvo de registraties?

Hoe lang registraties bewaard blijven, legt de werkgever vast in de verwerkersovereenkomst met Salvo. De uren gaan via een koppeling naar de eigen project- of bedrijfssoftware van de werkgever. Voor de gegevens in die software gelden de bewaartermijnen die de werkgever zelf hanteert. Een ondernemingsraad kan beide termijnen in de regeling laten opnemen.

Registreert Salvo ook buiten werktijd?

Dat hangt af van de modus die de werkgever kiest. In de doorlopende modus legt Salvo elk bezoek aan een werklocatie vast. In de werkdagmodus start de registratie pas als de medewerker op Start werkdag drukt en stopt zij na Einde werkdag. Plaatsen die geen werklocatie zijn, legt Salvo in geen van beide modi vast.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevens in Salvo?

De werkgever is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en bepaalt doel en middelen van de verwerking. Salvo is verwerker en werkt op basis van een verwerkersovereenkomst met de werkgever. Medewerkers van Salvo krijgen alleen toegang voor ondersteuning na toestemming van de klant. Vragen van werknemers of de ondernemingsraad over het gebruik van de gegevens gaan daarom naar de werkgever.

Bronnen

Deze pagina beschrijft wat Salvo vastlegt en verwijst naar openbare bronnen. Zij is geen juridisch advies.