De voordelen van volautomatische registratie van alle werkuren van onze buitendienstmedewerkers begonnen bij de leden van het MT te dagen.

 

“Als we op elk moment in realtime de locatie van de medewerkers weten, dan kunnen we als we willen ook de route die ze afleggen in kaart brengen, toch?”, vroeg onze CEO Bjorn.

 

“Ja, dat kan“, bevestigde ik hem.

 

“Kunnen we dit ook gebruiken voor de tientallen freelancers en onderaannemers die we op onze projecten inschakelen?”

 

“Zeker. Het is een kwestie van de app installeren op hun smartphone, hun telefoonnummer registreren en het werkt.” 

 

“Hoeveel werk is het om zo’n geofence rond een projectlocatie te maken?”

 

“Dat is echt maar één minuut werk. Met een paar muisklikken op je beeldscherm heb je zo’n geofence aangemaakt.” 

 

“Kunnen we ook de busjes en auto’s hierin meenemen?”

 

“Ja, dat is mogelijk. Je krijgt dan zelfs inzichtelijk welke medewerker met welk voertuig rijdt. En de medewerkers krijgen dan hun ritten ook te zien in de tijdlijn van de app.”

 

“Als we onze organisatie gaan opschalen of uitbreiden door bijvoorbeeld een overname van een concurrent, dan is dit een werkwijze die eigenlijk automatisch mee schaalt, begrijp ik dat goed?”

 

“Ja dat klopt. Anders zou je op termijn drie Jokes nodig hebben. En hoe groter de organisatie hoe groter de kostenbesparing natuurlijk, want het systeem draait dan al.”

 

“Over Joke gesproken, wat moet die de hele dag gaan doen als we dit systeem in gebruik gaan nemen?”

 

“Haha, maak je geen zorgen, ik heb nog genoeg, veel zinvoller werk liggen voor haar.”

 

“Ik voorzie toch wel wat weerstand bij het personeel om een bedrijfsapp op hun privé smartphone te installeren. Ik weet niet of ze daar op zitten te wachten. En ik vraag me af of we dat kunnen afdwingen…”

 

“Goed punt. Daarom ben ik in mijn berekeningen er al van uit gegaan dat we voor elke medewerker een smartphone van het bedrijf ter beschikking stellen. De genoemde kostenbesparing blijft dus overeind. En daarbij kunnen we ook nog eens bepalen wat ze er wel en niet op kunnen tijdens werktijd. Bovendien, die dingen zijn niet meer zo duur tegenwoordig.”

 

“Kunnen we dit eerst met een man of vijf gaan testen?”

 

“Dat denk ik wel ja.”

 

Bjorn nam het woord.

 

“Michel, bedankt voor deze presentatie. We hebben er nu een redelijk goed beeld van, ook al zijn nog niet alle vragen beantwoord. Kun je het voor ons even kort en krachtig samenvatten?”

 

“Zeker. Het registreren van uren met papieren of digitale formulieren kost teveel tijd en dus teveel geld. En het registreren van de uren wordt nog steeds door onze niet-bijzonder-administratief onderlegde mensen gedaan. Het daarna handmatig invoeren in het urenportaal kost ook weer tijd en dus geld en is bovendien foutgevoelig. 

 

Door de uren volautomatisch te registreren, besparen we tijd en geld. De gegevens zijn 100% correct en volledig. De medewerkers krijgen de ruimte om nuanceringen aan te brengen, waardoor we de perfecte combinatie hebben tussen de harde en de zachte data. 

 

Alle gegevens worden in realtime doorgegeven aan onze bestaande systemen, die we dus gewoon kunnen behouden. Het sluit dus naadloos aan op onze huidige processen en systemen. 

 

In realtime kunnen we te allen tijde zien wie waar aan het werk is. Het personeel zal even moeten wennen aan deze verandering, maar zullen snel blij zijn dat ze van het dagelijks handmatig invullen en inleveren van de formulieren verlost zijn. En ik denk dat ze blij gaan zijn met een smartphone van de zaak. 

 

Als we dit zo gaan optuigen zijn we toekomstbestendig, omdat het schaalbaar is en in de cloud werkt. Toekomstige verbeteringen aan het systeem worden dus automatisch uitgerold. Dus daar kunnen wij dan ook ons voordeel mee doen. 

 

We voldoen hiermee aan de AVG-privacywet. En het helpt mij enorm bij het maken van nacalculaties en offertes. 

 

Het bedrijf wat dit voor ons kan leveren en met onze bestaande systemen kan integreren heet Salvo.” 

 

“Salvo?”

 

“Ja. Dat betekent ik bespaar in het Latijn.”

 

Sjaak van de ICT-afdeling was al een tijdje stil. Je kon zien dat hij had zitten nadenken. 

 

“Mensen, we moeten dit niet onderschatten. Om zoiets te implementeren heeft nogal wat voeten in de aarde. Zowel op technisch vlak als op menselijk vlak. Voordat we iets kunnen beslissen hebben we veel meer informatie nodig. We weten nu nog niet wat we niet weten. En dat is een issue.”

 

“Da’s waar”, zei Bjorn. “Michel, ik denk dat het goed is om Salvo uit te nodigen voor een gesprek. Wil jij dat oppakken en gaan regelen?”

 

“Oké. Ik zal Salvo eerst eens bellen en overleggen hoe we dit het beste kunnen aanpakken.”

 

“Top. Plan maar in dat gesprek!”