“Mijn collega's lachten me uit toen ik vertelde dat we 313.000 euro per jaar kunnen besparen op de tijdregistratie van onze buitendienstmedewerkers.
Tot ik ze de berekeningen liet zien.”
Vorige week vroeg Bjorn, onze CEO, in de MT-vergadering of ik eens wilde kijken waar we kosten konden besparen door processen efficiënter aan te pakken. Ik dacht: dit is een mooi moment om mijn bevindingen met de groep te delen.
“Ik geef het woord graag aan Michel.”
Met een klein knikje gebaarde Bjorn dat ik kon beginnen met mijn presentatie. Ik begon mijn verhaal.
“Ik heb nog eens kritisch naar onze verschillende bedrijfsprocessen gekeken. De meeste primaire processen hebben we aardig op de rit. Maar ik denk dat we nog een flinke verbeterslag kunnen maken in de manier waarop we onze tijdregistratie hebben ingericht. Zoals jullie weten vullen onze buitendienstmedewerkers op dit moment hun uren nog in op papieren werkbonnen. Ik heb deze week eens een stapeltje doorgenomen. Man, man, man. Ik wist niet dat het zo erg was.
Normaal zie ik de gegevens pas als die eenmaal in ons urenportaal staan, dus nadat Joke ze heeft ingevoerd. Maar nu ik de bonnen zelf heb gezien, kan ik zeggen dat het echt een drama is. De urenstaten zijn vies, verkreukeld en soms zelfs met koffievlekken er op. En het handschrift is vaak echt onleesbaar.
Zo komen ze dan bij Joke in het bakje te liggen om ingevoerd te worden. Nou heeft ze mij verzekerd dat ze, na jarenlang elke dag 235 urenstaten in te voeren, de handschriften redelijk goed kan ontcijferen. Maar ze gaf ook toe dat ze af en toe gewoon moet gokken wat er staat.
Op sommige bonnen staat trouwens elke week en elke dag hetzelfde ingevuld: van maandag tot en met vrijdag van acht uur tot vijf uur. Daar hebben we niks aan natuurlijk.”
"Nee, inderdaad. Maar hoe kun je daar dan op besparen?", zei Bjorn. "Ik zie het nog niet voor me hoor."
Ik antwoordde: “Ik zal je zo de berekening laten zien, maar eerst wil ik jullie op een slide laten zien hoe het nu is geregeld en dan zal ik daarna laten zien hoe het makkelijker en beter kan.
INSERT SLIDE [HUIDIGE SITUATIE]:
Handmatig formulier -> Formulier fysiek inleveren -> Gegevens invoeren in urenportaal -> controleren en fiatteren -> verwerken in administratie
Kijk. Zo gaat het nu. Ze vullen het formulier met pen in. Dat is elke dag een paar minuten werk. Vaak worden start- en eindtijden afgerond, dus het is niet erg accuraat. Soms zien we ook urenbriefjes van verschillende medewerkers, maar met hetzelfde handschrift.
Vervolgens moeten die briefjes in het bakje bij Joke terecht komen. Ook dat kost tijd. De meesten doen dit elke dag, maar sommigen maar één keer per week of zo. Of geven ze mee aan een collega. Degenen die niks ingeleverd hebben worden achterna gebeld door Joke. Een dag daarna of soms later krijgt Joke de urenstaat dan alsnog. Dat is best wel een gedoe eigenlijk.
Dan tikt Joke ze over in het urenportaal. Ze is een geweldig mens, maar ook zij maakt wel eens fouten bij het invoeren. Dus de gegevens die de projectleider ter controle en goedkeuring voorgeschoteld krijgt, zijn verre van accuraat en niet altijd compleet.
En ik wil juist op tijd en zo precies mogelijk weten wie op welke locatie gewerkt heeft en hoe lang, want die informatie heb ik nodig voor de nacalculatie van de projecten en ik heb ze ook nodig om uren correct door te kunnen belasten. Hoe dan ook, het is in elk geval wel fijn dat de uren vanuit ons urenportaal automatisch ingeschoten worden in de administratie. En dat zette me aan het denken…
Het zou echt een hoop schelen als heel het proces van uren registreren in het veld ook automatisch zou verlopen. Net zoals dat nu intern gebeurt door de koppeling tussen ons urenportaal en de ERP-software."
“Ja, dat zou top zijn! Maar hoe krijgen we dat voor elkaar?”, vroeg Bjorn.
“Nou”, dat zal ik je laten zien op de volgende slide”, zei ik...