INSERT SLIDE [BETER MAAR NOG NIET IDEAAL]:

Digitaal formulier -> controleren en fiatteren -> verwerken in administratie

"Tja, als we de uren digitaal zouden laten invullen in bijvoorbeeld een ureninvoerapp, dan lossen we maar een deel van de problemen met de tijdregistratie op", merkt mijn CEO Bjorn op.

 

We zitten samen al even in overleg en ik ben mijn ideeën met het MT aan het delen die in mijn ogen tot een fikse kostenbesparing op onze tijdregistratie kunnen gaan leiden.

 

"Nou", vervolg ik, “we lossen volgens mij inderdaad maar 3 problemen op: in elk geval zijn de genoteerde uren dan goed leesbaar, bovendien hoeven de formulieren niet meer in het bakje van Joke gelegd te worden, want ze worden direct automatisch ingeschoten in het urenportaal. En als laatste hoeft Joke ze dus ook niet meer met de hand in te voeren, wat een hoop tijd bespaart. 

 

Maar wat het niet oplost, is dat het nog steeds een hoop tijd en dus geld kost om de werktijden in het veld handmatig in te voeren. En wat we hier ook niet mee oplossen is dat start- en eindtijden afgerond worden. Maar het belangrijkste wat we in mijn ogen niet oplossen, is dat de uren nog steeds door onze buitendienstmedewerkers worden ingevoerd. En die gasten zijn techneuten, geen administrateurs!” 

 

Ik vertel mijn collega's dat ik zelf ook tegen dat probleem aanliep en dat ik daarom ben gaan zoeken naar een manier waarop het hele proces niet alleen digitaal, maar zelfs ook volautomatisch kan verlopen. Ik begin enthousiast te vertellen:

 

"De oplossingen die het automatisch proberen te doen waren gebaseerd op voertuigvolgsystemen. Ze monteren dan in elk busje en auto een apparaatje wat de GPS-locatie van het voertuig registreert. Dat gebruiken ze voor de rittenregistratie en van daaruit proberen ze dan de uren van de medewerkers af te leiden. 

 

Maar ja, er zitten vaak meerdere medewerkers in één busje. En soms wordt een bus tijdens de werkdag door één medewerker gebruikt om een boodschap te doen of zo, terwijl de rest nog gewoon op locatie aan het werk is.” 

 

Dus dat is niet ideaal concludeer ik. Waarna ik mijn betoog vervolg.

 

“We moeten dus de locaties van de mensen volgen, niet die van de voertuigen.”

 

“Oké”, zei Bjorn, “dat klinkt eigenlijk wel logisch als je het zo zegt. En hoe werkt dat dan precies?”

 

Ik leg het hem uit.

 

“Als we elke buitendienstmedewerker een app laten installeren op hun smartphone, dan is de GPS-locatie van onze medewerkers altijd traceerbaar. Als we dan daarbij ook nog de locaties van de projecten waar we aan werken met een geofence afbakenen.“

 

“Een wat?!”, roept Bjorn.

 

“Een geofence”, antwoord ik. “Dat is een soort digitaal GPS- hekwerk. Een geografisch gebied wat je op een landkaartje op je computerscherm afbakent. 

 

Zodra een medewerker met z’n smartphone het terrein van het project oprijdt, met andere woorden, zodra hij het GPS- afgebakende gebied binnenrijdt, wordt de tijd en de locatie volautomatisch geregistreerd. En wanneer hij of zij het gebied weer verlaat ook. 

 

Dan heb je dus op de seconde nauwkeurig de start- en -eindtijd. En, hou je vast, deze gegevens komen via de cloud rechtstreeks binnen in ons urenportaal. In realtime.

INSERT SLIDE [DE IDEALE SITUATIE]:

Volautomatische registratie -> controleren en fiatteren -> verwerken in administratie

Dus nog voordat ze terug op de zaak zijn heeft de projectleider de gegevens al. Sterker nog, we kunnen op elk gewenst moment realtime op een landkaart zien waar iedereen aan het werk is.” 

 

“Dat klinkt verrekte interessant Michel, maar nou schieten er duizend vragen door mijn hoofd”, reageert Sjaak onze ICT-er.

 

“Sjaak, ik begrijp dat jij als ICT-verantwoordelijke hier veel vragen bij hebt. Dat was bij mij ook zo toen ik dit voor het eerst hoorde, maar ondertussen heb ik op de meeste vragen het antwoord gevonden. Ik zal het je precies uitleggen allemaal.”